Pri delu s podatki v Excelu se pogosto srečamo s podvojenimi vnosi, ki lahko vplivajo na analizo in poročila. V tem članku bomo raziskali dve metodi za prepoznavanje in odstranjevanje dvojnikov: s pogojnim oblikovanjem in z ukazom “Odstrani dvojnike“.
Nekaj časa nazaj sem že objavila članek z naslovom Odstranjevanje podvojenih vrednosti, v katerem sem predstavila 3 načine odstranjevanja podvojenih vrednosti v Excelu. V tem članku bom podrobno predstavila še dva primera, saj gre za funkcionalnosti, ki je pogosto spregledana v Excel-u, a zelo uporabna.
1. Prepoznavanje dvojnikov s pogojnim oblikovanjem
Preden odstranimo dvojnike, jih je koristno vizualno izpostaviti. Excel nam omogoča označevanje podvojenih vrednosti s pomočjo pogojnega oblikovanja.
Koraki za označevanje podvojenih vrednosti:
Najprej označite obseg podatkov, kjer želite preveriti dvojnike (npr. stolpec “E-naslov”).
1. Na traku izberite zavihek Osnovno.
2. V skupini Slogi kliknite na Pogojno oblikovanje.
3. Izberite Pravila za označevanje celic
4. Izberite Podvojene vrednosti.
5. V pojavnem oknu izberite barvo označevanja (npr. rdečo) in kliknite V redu.
Excel bo zdaj označil vse podvojene vrednosti v izbranem obsegu.
Če želimo te vnose filtrirati:
1. V glavi stolpca s podvojenimi vrednostmi kliknemo na ikono filtra.
2. Izberemo Filtriraj po barvi
3. Kliknemo na barvo, ki smo jo nastavili za podvojene vrednosti.
Tako bomo videli samo podvojene vnose in jih lahko ročno izbrišemo.
Vendar je ta metoda zamudna, če imamo veliko podatkov, zato uporabimo hitrejšo metodo odstranjevanja dvojnikov.
2. Odstranjevanje dvojnikov z ukazom "Odstrani dvojnike"
Excel ponuja avtomatizirano rešitev za odstranjevanje dvojnikov, kar prihrani veliko časa.
Koraki za odstranjevanje dvojnikov:
Najprej kliknite kjerkoli v obsegu podatkov.
1. Pojdite na zavihek Podatki.
2. V skupini Podatkovna orodja izberite Odstrani dvojnike.
3. Odpre se pogovorno okno. Označite stolpce, kjer želite preveriti dvojnike (npr. “E-naslov” ali kombinacijo več stolpcev).
4. Kliknite V redu.
5. Excel bo odstranil podvojene vnose in prikazal obvestilo o številu odstranjenih in obdržanih vrstic.
❗POMEMBNO❗
Funkcija “Odstrani dvojnike” odstrani vse vnose razen prvega, kar pomeni, da bo obdržala prvo vrednost in odstranila vse naslednje ponovitve iste vrednosti v podatkih. To pomeni, da če se določen element pojavi večkrat, bo ostal samo njegov prvi zapis, vsi nadaljnji enaki vnosi pa bodo izbrisani.
Praktičen primer
Predpostavimo, da imamo seznam strank z naslednjimi podatki:
Vidimo, da ima “Renata” dvakrat isti e-naslov. Če uporabimo funkcijo “Odstrani dvojnike” na stolpcu “E-naslov”, bo Excel obdržal samo prvo vrstico s tem naslovom.
Uporaba pogojnega oblikovanja je uporabna za vizualni pregled dvojnikov, vendar je odstranjevanje s funkcijo “Odstrani dvojnike” hitrejše in bolj učinkovito, kadar imamo večje količine podatkov. S pravilno uporabo teh funkcij si lahko prihranimo veliko časa in zagotovimo natančnejšo obdelavo podatkov.